Effizienzsteigerung durch den Einsatz von FreeMe

Unsere Aufgabe:

Einführung eines digitalen Projekt-Managementsystems zur Ablösung der analogen Lauf-Zettel

Unser Kunde Warsteiner setzte für Freigaben von Werbemitteln aller Art sogenannte Lauf-Zettel ein. Das waren einfache Ausdrucke, auf denen der aktuelle Projektstatus sichtbar gemacht werden sollte. Das größte Problem daran war die fehlende Transparenz sowie fehlende Aktualität der Projekte. Verschwundene oder veraltete Zettel, plötzliche Erkrankung von Mitarbeitern sowie die dezentrale Datenorganisation führten oftmals zu ineffektiver Mehrarbeit.

Gesucht wurde ein System, welches in der Lage ist, eine Vielzahl von Projekten digital zu steuern.

Unsere Lösung:

FreeMe als digitales Projekt-Managementsystem

Mit FreeMe ist Warsteiner nun in der Lage, verschiedene Projekte anzulegen, flexible Freigabegruppen zu bilden und somit Projekte digital zu verwalten und zu steuern. Jeglicher Zwischenstand des freizugebenden Projekts sowie jeder Projektschritt und alle Kommentare werden projektweise dokumentiert und schließlich archiviert.

Die Grundlagen von FreeMe sind die frei konfigurierbaren Arbeitsabläufe, die die verschiedenen Stationen eines Freigabeprozesses abbilden. Automatische Benachrichtigungen via E-Mail sowie das übersichtliche Projektfenster liefern tagesaktuelle Übersichten zu allen Projekten.

Nach Beendigung eines Projekts werden alle projektbezogenen Dateien und Kommentare platzsparend und übersichtlich in einem Archiv gespeichert.

Das Ergebnis:

Effizienzsteigerung nach der Einführung – Freigabezeitraum von sechs auf zwei Wochen reduziert

Nach einer ausgiebigen Testphase und Schulungen für Projekt-Verantwortliche sowie Projekt-Freigeber wurden finale Workflows abgebildet und dokumentiert.

Heute nutzt Warsteiner FreeMe für nahezu 98 % aller Freigabeprojekte von Werbemitteln und hat dadurch den Zeitraum einer Freigabe von 4 - 6 Wochen auf 14 Tage reduziert. Dabei werden alle zuständigen Abteilung in den Abstimmungsprozess eingebunden – von der Agentur über Marketing, Rechtsabteilung bis hin zu Marketing Direktor und Geschäftsführung.